Os Arquivos Intermédios - Aparecimento e Importância no Contexto Empresarial

Os Arquivos Intermédios são formados por documentos cuja consulta já não é fundamental para as actividades quotidianas da administração de uma qualquer organização, mas que devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras.
Segundo o dicionário de terminologia arquivística, o arquivo intermédio é "o Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos de consulta esporádica pela entidade produtora, no exercício das suas actividades de gestão". O seu aparecimento está intimamente ligado com a necessidade da avaliação documental, que surge do aumento considerável da produção de documentos durante e após a Primeira Guerra Mundial. Contudo, o conceito propriamente dito, surge nos E.U.A. nos finais da 2ª Grande Guerra Mundial com a denominação de Records Centers, devido ao incremento das actividade das instituições e da crescente produção documental, que até então apenas estava distribuída entre Arquivos Correntes e Arquivos Históricos.
A necessidade fica bem patente se tivermos em conta que até à década de 1930 foram produzidos nos E.U.A. cerca de 100.000 ml de documentos por ano, número que aumentou para o quíntuplo até à década de 1950.

Todavia, a grande explosão de produção documental dá-se na década de 1970, onde já eram produzidos cerca 1.000.000 ml de documentos por ano.
Face a esta situação, sentiu-se a necessidade de fazer uma avaliação e selecção de documentos, no sentido de se libertar as instituições da documentação que já não era pertinente para o seu funcionamento e sem qualquer valor probatório ou justificativo.
Por outro lado, a função arquivista começa a ter outro sentido, ou seja, o arquivista deixa de ser encarado como um mero conservador de documentos para se tornar no avaliador dos mesmos, assegurando a conservação dos documentos considerados históricos, permitindo a sua consulta ao disponibilizar às administrações documentação considerada específica, como é o caso da legislação, ou mesmo os estatutos da empresa a quem está associado.

Sendo assim, os Arquivos Intermédios, têm como principal função a avaliação e selecção documental, no sentido de serem conservados os documentos considerados relevantes para o funcionamento da instituição produtora ou detentora e documentos considerados relevantes para a recuperação da identidade da mesma instituição. Por outro lado, a avaliação e selecção permite a eliminação de documentos que já expiraram o seu valor probatório e justificativo, libertando espaço e possibilitando uma maior eficácia na pesquisa de informação, dado que a massa documental a descrever se torna de menor volume.

Outra tarefa de grande importância, prende-se com a transferência cíclica de documentos. Estes, devem ser enviados para o Arquivo Intermédio o mais ordenadamente possível e acompanhados de uma guia de remessa, tendo em conta o princípio da proveniência e o plano de classificação em uso na instituição, no sentido de tornar eficaz a pesquisa da documentação.
Quanto à sua localização, os Arquivos Intermédios devem estar situados fora do centro de decisões da instituição, onde o custo por m2 é regra geral mais baixo. Normalmente, os espaços utilizados para o exercício da função Arquivo Intermédio são bastante amplos, não só devido às dimensões que o próprio acervo documental normalmente atinge, mas também para o tratamento da documentação e dos "arquivos sujos", onde se realiza a desinfestação e higienização da massa documental.