Sem Gestão de Informação Não Há Memória Que Perdure...

Por FERNANDA RIBEIRO PROFESSORA DA FACULDADE DE LETRAS DA UNIVERSIDADE DO PORTO
Quarta-feira, 14 de Janeiro de 2004

No passado dia 8 de Janeiro teve lugar o lançamento do livro "Diagnóstico aos Arquivos Intermédios da Administração Central", resultado de um estudo encomendado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo (IAN/TT) ao Observatório das Actividades Culturais (OAC), o qual vem revelar o estado catastrófico e de abandono dos arquivos da administração central, que atingem a alarmante extensão de 700 Km. Pelas notícias e artigos de opinião divulgados na imprensa (Expresso de 3/1/04, Público de 9/1/04 e 12/1/04) não só ficamos informados de que o estudo em causa não veio descobrir nada de novo, pois já em 1992 havia sido feito um levantamento idêntico que revelara cerca de 800 km de documentação do Estado em condições precárias, como percebemos que na última década não foi tomada qualquer medida para obviar à situação diagnosticada.

Clama agora o IAN/TT por uma lei que obrigue a incorporações da documentação da administração central na Torre do Tombo para ser possível salvar a memória da Nação que está em risco de perder-se. E o Ministério da Cultura alinha nesta política de transferência da documentação, que, bem vistas as coisas, mais não é do que uma política de alijar os problemas e aliviar a consciência. Esta foi também a política de Alexandre Herculano quando em 1857 e 1862 conseguiu fazer promulgar dois diplomas que obrigavam à transferência dos documentos "históricos" (primeiramente os anteriores a 1280 e depois os de antes de 1600) para o Arquivo Nacional. Graças a essa política arquivística incorporacionista, que servia os interesses dos historiadores, o Arquivo Nacional ficou a abarrotar, no início do século XX foi acrescido de três anexos e, a partir de 1916, houve necessidade de criar os Arquivos Distritais para ser possível tutelar nos arquivos do Estado toda a documentação que se pretendia incorporar. Mas já não vivemos no Portugal oitocentista e a Arquivística deixou de ser uma ciência auxiliar da História!

Hoje, em plena Sociedade da Informação, com meios tecnológicos poderosos, de produção e reprodução acelerada de Informação, o paradigma historicista e concentracionista está em crise profunda e as políticas arquivísticas do Estado, que têm de ser políticas de informação, não podem continuar a assentar numa desresponsabilização e abandono, nem numa transferência do problema para o Arquivo Nacional. Mesmo que, numa hipótese absurda, o IAN/TT tivesse umas centenas de arquivistas capazes de avaliar, seleccionar, descrever, indexar e disponibilizar os 700 km de documentos, quando, ao fim de alguns anos (muitos, por certo), esses procedimentos estivessem concluídos já haveria certamente outras centenas de quilómetros à espera em situação catastrófica (o estudo só teve em conta os chamados "arquivos intermédios", mas em arquivo corrente há, com certeza, idêntica quantidade de documentação). Mas, esta hipótese é uma mera figura de retórica, pois sabemos que o IAN/TT ainda tem por inventariar e divulgar convenientemente incorporações do século XIX, como por exemplo os arquivos das ordens religiosas extintas em 1834, cujo guia só muito recentemente foi elaborado.

Nos dias de hoje a salvaguarda da memória passa por uma eficaz política de gestão de informação a montante das instituições de custódia. É junto das administrações, na fase de produção da informação, que é preciso intervir. Nos ministérios, nas secretarias de Estado, nas direcções-gerais, nos diversos organismos estatais tem de haver gestores de informação/arquivistas qualificados, capazes de desenvolver estratégias de informação, de introduzir critérios de economia, de eficácia e de qualidade na informação produzida, de lidar com os novos suportes digitais, de criar condições para que a informação electrónica possa perdurar face à obsolescência do software e do hardware, o que hoje significa associar meta-informação aos conteúdos logo no momento da sua produção. Só uma intervenção nesta fase poderá estancar o crescimento desmesurado e descontrolado dos suportes de informação e evitará os "arquivos intermédios" em situações como a nossa. Mais do que isso, tratando-se de informação digital, só este tipo de intervenção permitirá conservar a memória dos tempos actuais.

Como muito bem sublinha o Prof. Doutor José Subtil, no artigo de opinião publicado no "Público" do passado dia 12, a questão dos arquivos da administração central não é um problema do Ministério da Cultura, mas sim um problema político do Estado. Antes de serem um problema cultural e patrimonial, os arquivos são uma questão de informação e, como tal, um recurso estratégico fundamental para a tomada de decisões e a administração em geral.

Actualmente, com uma percentagem cada vez maior de informação digital, ou se definem políticas de informação e se intervém desde a fase administrativa para criar condições de preservação da memória ou daqui a alguns anos o IAN/TT terá o problema resolvido de per se, pois provavelmente o pouco que restar para ser incorporado estará inacessível por obsolescência da tecnologia.

Gestão da Informação

Um livro que poderá ajudar nos conhecimentos desta cadeira ou quem sabe em algum trabalho

A Recessiva Política Arquivística e Os Imortais Fascínios (1) Por JOSÉ SUBTIL, professor universitário

...Este é um dos tais trabalhos que implica paciência, determinação de objectivos, inculcação de novos padrões de procedimentos cuja notoriedade de resultados se mede ao fim de muitos anos. Se os profissionais ligados aos sistemas de informação arquivística não se convencerem que a sua proeminência se fundamenta nestas competências e neste tempo longo, são facilmente levados a supor e a acreditar que ninguém lhes liga, que são insignificantes, acabando por reagir fascinados pela revelação de imortais desígnios históricos.

Ao fim de uma dúzia de anos, constatamos que, para além de nada ter sido feito, se volta a dizer, com pompa e circunstância, que é preciso começar a fazer. Sem mais novidade sobre o que se sabia e sem nenhuma nova conceptualização sobre a realidade arquivística numa década em que assistimos ao maior impulso da revolução tecnológica (ver, por exemplo, a entrevista do PÚBLICO aos responsáveis pelo diagnóstico), acho que seria bom para o país que a Torre do Tombo se dedicasse a cuidar do seu acervo, assumisse a sua vocação de custódia e definisse como estratégico da sua missão a criação de modernos instrumentos de acesso à informação. Seria prestar-nos um excelente serviço. Todos lhe ficaríamos muito gratos. E os dinheiros públicos seriam bem empregues.

Quanto aos arquivos intermédios, designação que hoje é já incompreensível, o melhor é começar, desde já, a tratar dos correntes, ou seja, dos arquivos administrativos que não são um problema do Ministério da Cultura mas um problema político do Estado (vejam-se, por exemplo, as degradantes imagens que as televisões passaram, recentemente, de processos dos tribunais e da Procuradoria Geral da República nos caixotes de lixo). Para isso é preciso uma estrutura de missão que trabalhe com a reforma administrativa e a sociedade da informação, que faça política transversal a todos os organismos públicos, que tenha visibilidade social e responda perante o primeiro-ministro. Os efeitos desta política de informação multiplicar-se-ão por todos os sistemas arquivísticos e o papel da Torre do Tombo será, então, equacionado como um dos pólos da estratégia de descentralização de responsabilidades quanto à preservação e acesso à informação arquivística.

As grandes linhas de orientação desta política, que é urgente empreender, não serão definir e obrigar a incorporações na Torre do Tombo (vamos querer quantas mais torres? A que existe está, como todos sabem há muito, completamente cheia), mas criar, apoiar e estimular o uso administrativo de instrumentos de gestão da informação e da documentação que passem pela selecção, pela mudança de suportes, pela criação de instrumentos de acesso, definição de redes e interfaces capazes de fomentar a cooperação, o empenho e a implicação sistémica entre os serviços produtores de informação e documentação do Estado.
In Público 12 de Jan. 2004

Os Arquivos Intermédios - Aparecimento e Importância no Contexto Empresarial

Os Arquivos Intermédios são formados por documentos cuja consulta já não é fundamental para as actividades quotidianas da administração de uma qualquer organização, mas que devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras.
Segundo o dicionário de terminologia arquivística, o arquivo intermédio é "o Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos de consulta esporádica pela entidade produtora, no exercício das suas actividades de gestão". O seu aparecimento está intimamente ligado com a necessidade da avaliação documental, que surge do aumento considerável da produção de documentos durante e após a Primeira Guerra Mundial. Contudo, o conceito propriamente dito, surge nos E.U.A. nos finais da 2ª Grande Guerra Mundial com a denominação de Records Centers, devido ao incremento das actividade das instituições e da crescente produção documental, que até então apenas estava distribuída entre Arquivos Correntes e Arquivos Históricos.
A necessidade fica bem patente se tivermos em conta que até à década de 1930 foram produzidos nos E.U.A. cerca de 100.000 ml de documentos por ano, número que aumentou para o quíntuplo até à década de 1950.

Todavia, a grande explosão de produção documental dá-se na década de 1970, onde já eram produzidos cerca 1.000.000 ml de documentos por ano.
Face a esta situação, sentiu-se a necessidade de fazer uma avaliação e selecção de documentos, no sentido de se libertar as instituições da documentação que já não era pertinente para o seu funcionamento e sem qualquer valor probatório ou justificativo.
Por outro lado, a função arquivista começa a ter outro sentido, ou seja, o arquivista deixa de ser encarado como um mero conservador de documentos para se tornar no avaliador dos mesmos, assegurando a conservação dos documentos considerados históricos, permitindo a sua consulta ao disponibilizar às administrações documentação considerada específica, como é o caso da legislação, ou mesmo os estatutos da empresa a quem está associado.

Sendo assim, os Arquivos Intermédios, têm como principal função a avaliação e selecção documental, no sentido de serem conservados os documentos considerados relevantes para o funcionamento da instituição produtora ou detentora e documentos considerados relevantes para a recuperação da identidade da mesma instituição. Por outro lado, a avaliação e selecção permite a eliminação de documentos que já expiraram o seu valor probatório e justificativo, libertando espaço e possibilitando uma maior eficácia na pesquisa de informação, dado que a massa documental a descrever se torna de menor volume.

Outra tarefa de grande importância, prende-se com a transferência cíclica de documentos. Estes, devem ser enviados para o Arquivo Intermédio o mais ordenadamente possível e acompanhados de uma guia de remessa, tendo em conta o princípio da proveniência e o plano de classificação em uso na instituição, no sentido de tornar eficaz a pesquisa da documentação.
Quanto à sua localização, os Arquivos Intermédios devem estar situados fora do centro de decisões da instituição, onde o custo por m2 é regra geral mais baixo. Normalmente, os espaços utilizados para o exercício da função Arquivo Intermédio são bastante amplos, não só devido às dimensões que o próprio acervo documental normalmente atinge, mas também para o tratamento da documentação e dos "arquivos sujos", onde se realiza a desinfestação e higienização da massa documental.

O Que é a Modelização de Informação?

Numa forma sintética e objectiva a Modelização de Informação pode ser caracterizada pela identificação de um modelo estruturado onde se identificam necessidades de dados e/ou de informação para o cumprimento das funções meio e fim que sustentam o negócio em empresas ou outras organizações.


Foi por diversas vezes já discutida a importância da informação para a competitividade das organizações, independente do meio onde se inserem. A eficiência sobre a forma como é reunida, processada e disponibilizada, reflectir-se-á na eficácia da sua aplicação e nas vantagem que pode representar uma decisão acertada para o momento adequado. No caso dos grandes projectos informáticos, nomeadamente, os grandes ERP’s com diversos módulos de gestão de dados (CRM’s, SRM’s, Gestão de RH’s, Logística, Gestão de Arquivo, etc...), a Modelização de Informação deve representar a base estruturante elementar e obrigatória para a constituição de um produto sem tangibilidade que, por isso mesmo, exponencia o risco de erros ou falhas na exacta medida da sua dimensão.

O conceito da Modelização de Informação é muito vasto e complexo em termos de estudo dos Sistemas e posterior aplicação, mas muito linear na sua própria essência.


Como se pode observar pela figura, a realização da pesquisa para concepção de um Sistema de Informação é realizada sobre aqueles que geram e utilizam a informação. Este trabalho assenta no "know how" e no "expertise" de elementos, normalmente estranhos à organização, que se responsabilização pela modelização do Sistema de Informação, os Analistas de Sistemas.


O arranque de um projecto de Modelização de Informação deve passar pela constituição destes dois modelos – Modelo de Dados e Modelo de Processos – que será utilizado para uma primeira análise conjunta entre quem compete modelizar e quem fará uso da informação, por forma a se atingir uma plataforma de entendimento entre as partes. A análise conjunta destes dois modelos deve desfazer dúvidas sobre os fluxos informacionais da organização, suprimir faltas de informação, ou mesmo eliminar fontes de informação ou tarefas redundantes/duplicadas na organização.


Esta Modelização será então utilizada pelos Analistas de Sistemas para a estruturação do Diagramas de Fluxos de Dados da organização, que representa a interligação do conjunto de todos os Processos que sustentam o negócio da organização e que utilizam entradas de informação (input’s) para dar origem a saídas (output’s). De um modo geral o grosso dos fluxos informacionais da organização são gerados internamente, i.e., as saídas de um Processo interno são utilizadas como entradas noutros Processos internos.


Finalmente, o Diagrama de Fluxo de Dados será também ele decomposto numa até à sua forma mais elementar, i.e., reduzir a informação até à menor unidade que em si possui um significado próprio – Dado; bem como identificar todos os entes sobre os quais queremos reter dados – Entidade. À aplicação desta metodologia de estruturação de Sistemas de Informação dá-se o nome de Normalização. A Normalização promove a simplificação dos diferentes atributos por cada ocorrência existida entre entidades, eliminando grupos repetitivos, dependências parciais e transitivas entre chaves da estrutura de dados.


Esta metodologia é a base de partida para a constituição dos Sistemas de Gestão de Bases de Dados. Quanto maior a dimensão de Projectos de índole informática que correspondam à geração, processamento, manutenção e alojamento de dados, mais incisivo e pormenorizado deverá ser a preparação da Modelização de Informação do Sistema de Informação da organização.


A Modelização de Informação é aplicada com recurso a metodologias próprias para o seu desenvolvimento, das quais se destacam o SSADM (Structured System Analisys and Design Method), ou mesmo o Euromethod (desenvolvido e utilizado na Euuropa), bem como goza já hoje de ferramentas próprias que permitem validar erros de sintax e de consistência nos modelos desenvolvidos – tarefas morosas e complexas.


Contudo, e como se torna óbvio, a Modelização de Informação é uma matéria com um espectro de progressão muito extenso, que deve carecer de um aprofundamento de conhecimento prévio por parte dos Responsáveis de Projecto nas organizações Cliente, por forma a manter um diálogo eloquente e sustentado com os Prestadores de Serviço e, simultaneamente, conseguir manter o acompanhamento do respectivo desenvolvimento e da implementação.


Pedro Maurício,

Dez.2003

1 – Naves, Fernando, "Modelização de Informação", Instituto Superior de Economia e Gestão, 2001, Lisboa

Já que se fala tanto do abandono dos arquivos do estado....

Decreto-Lei n.° 152/88 de 29 de Abril

Artigo 2.°

1—São atribuições do IPA:

a) Contribuir para a definição da política arquivística do País;

b) Superintender técnica e normativamente nos arquivos dependentes do departamento governamental que tenha a seu cargo a área da cultura, bem como em todos os arquivos do Estado, autarquias locais e empresas públicas, e ainda em todos os conjuntos documentais que, nos termos da lei, venham a ser classificados como integrando o património arquivístico nacional;

c) Superintender administrativamente nos arquivos anteriormente dependentes do Instituto Português do Património Cultural (IPPC);

d) Definir, ouvidas as respectivas entidades de tutela, as directivas técnicas gerais para a organização dos arquivos intermédios, colaborar na sua aplicação e fiscalizar o seu cumprimento;

e) Elaborar e propor planos nacionais de tratamento, preservação e difusão do património arquivístico nomeadamente de reprografia, de informatização e de restauro;

f) Exercer funções de inspecção técnica e administrativa nos organismos dependentes e técnica em todos os arquivos definitivos e conjuntos documentais a que se refere a segunda parte da alínea b);

g) Promover a classificação de bens arquivísticos;

h) Definir e promover a incorporação dos fundos arquivísticos quer a título definitivo quer a título de depósito;

i) Propor a aplicação das medidas legais necessárias à salvaguarda dos bens arquivísticos classificados ou em vias de classificação;

j) Exercer, em nome do Estado, o direito de preferência nos casos de alienação de espécies valiosas ou de interesse, ainda que não inventariadas;

l) Promover o embargo administrativo quando estejam em curso acções que possam fazer perigar qualquer bem arquivístico;

m) Definir e executar programas de formação para profissionais do sector em colaboração com as entidades competentes.

2—Na prossecução das atribuições referidas no número anterior, o IPA assegurará ainda a necessária articulação entre as entidades que desenvolvam actividades nos domínios referidos.

3—Os arquivos abrangidos pela alínea c) do n.° 1 do presente artigo são os constantes do mapa II anexo a este diploma, bem como os que ulteriormente transitarem ou vierem a ser afectados ao IPA.